Location-Besichtigung: Worauf du vor Ort achten solltest

Location-Besichtigung: Worauf du vor Ort achten solltest

Die Fotos einer Location können noch so schön sein – erst der Blick vor Ort zeigt, ob wirklich alles passt. Eine strukturierte Besichtigung spart dir spätere Überraschungen. Mit dieser Checkliste gehst du nichts mehr übersehen.

Vor der Besichtigung: Die richtigen Fragen vorbereiten

Notiere dir vorab, welche Informationen dir fehlen. Typische Fragen betreffen die maximale Gästezahl, die Bestuhlung, verfügbare Technik und die Nutzungsbedingungen. Ergänze deine Notizen mit den Angaben aus dem Location-Profil, damit du vor Ort gezielt prüfen kannst, ob die Angaben stimmen.

Raum und Aufteilung prüfen

Miss den Raum nicht nur ab, sondern stelle dir den Ablauf konkret vor: Wo steht die Bühne? Wo der Empfang, wo das Buffet? Reicht die Fläche für Tanzfläche und Sitzplätze gleichzeitig? Achte auch auf die Deckenhöhe – sie entscheidet über Licht- und Tontechnik.

Licht, Strom und Technik

Prüfe die Stromanschlüsse: Wie viele gibt es, wo liegen sie, und wie viel Leistung ist verfügbar? Für Veranstaltungstechnik wie Licht und Ton ist das entscheidend. Frage gezielt nach vorhandener Technik und ob du eigene Ausstattung mitbringen darfst – etwa über die Anfrage bei der Location oder ergänzend über die MEG Gruppe.

Akustik und Lärm

Jeder Raum klingt anders. Klatsche einmal laut, um das Raumgefühl zu testen. Eckige, leere Räume hallen stärker als möblierte. Frage auch nach Lärmvorgaben, Nachtruhe und eventuellen Auflagen der Nachbarn – gerade bei Partys und Musik ist das ein entscheidender Punkt.

Sanitärbereiche und Zugänglichkeit

Wie viele Toiletten gibt es, und sind sie in einem gepflegten Zustand? Ist die Location barrierefrei erreichbar? Gibt es einen separaten Zugang für Technik und Lieferanten? Diese Aspekte wirken sich direkt auf den Komfort deiner Gäste aus.

Außenbereich und Wetter-Plan B

Wenn du einen Außenbereich nutzen möchtest: Wie ist er ausgestattet, und was passiert bei Regen? Verfügt die Location über eine überdachte Alternative oder Zelte? Ein klarer Plan B gehört zu jeder guten Eventplanung.

Vertrag und Kleingedrucktes

Lass dir die wichtigsten Konditionen schriftlich geben: Mietpreis, Nebenkosten, Kaution, Reinigung, Auf- und Abbauzeiten, Haftung und Stornobedingungen. Ein mündliches „das geht schon“ ist kein Vertrag – das spätere schriftliche Angebot sollte alle Punkte abdecken.

Fotos und Notizen direkt festhalten

Mach Fotos aus verschiedenen Perspektiven und notiere Maße und Eindrücke sofort. Nach der dritten Besichtigung verschwimmen die Erinnerungen sonst. Vergleiche anschließend die gesammelten Locations – zum Beispiel mit der Merkliste auf InfiniVent, in der du dir mehrere Locations übersichtlich gegenüberstellen kannst.

Fazit

Eine gute Besichtigung ist dein wichtigstes Werkzeug bei der Location-Auswahl. Mit dieser Checkliste erkennst du vor Ort, ob eine Location wirklich zu deiner Veranstaltung passt – und kannst danach beruhigt anfragen und buchen.