Catering bei der Eventlocation: Die wichtigsten Fragen vor der Buchung

Essen und Trinken sind Teil der Location-Entscheidung

Verpflegung ist bei den meisten Veranstaltungen ein zentraler Baustein – und die Regelung unterscheidet sich von Location zu Location. Klären Sie die folgenden Punkte frühzeitig, damit später nichts überrascht. Eine gute Abstimmung zwischen Location, Catering und Zeitplan sorgt dafür, dass sich Ihre Gäste wohlfühlen und Sie sich auf das Programm konzentrieren können.

Eigenes Catering oder externer Dienstleister?

• Inhouse-Angebot: Viele Locations haben eigene Küche oder feste Partner. Fragen Sie nach dem Angebot und ob ein Probesessen möglich ist.
• Externe Caterer: Ist es erlaubt, einen eigenen Caterer mitzubringen? Gibt es eine Küchennutzung und welche Bedingungen gelten – inklusive Strom, Wasser und Reinigung?
• Kostenstruktur: Fragen Sie nach Preisen pro Person, nach Getränkepauschalen und nach Servicekräften – die Zusammensetzung variiert stark. Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot mit allen Positionen geben.

Menü und Gäste

• Allergene und Unverträglichkeiten: Wie werden besondere Bedürfnisse berücksichtigt? Informieren Sie den Anbieter frühzeitig, damit er planen kann.
• Buffet oder Service? Beides hat unterschiedliche Kosten und Abläufe – fragen Sie nach Empfehlungen für Ihre Gästezahl und Ihre Veranstaltungsform.
• Kinder, Getränke, Kaffee: Sonderkonditionen für Kinder, Softdrinks oder den Kaffee-Nachmittag einplanen. Fragen Sie, ob vegetarische oder vegane Optionen selbstverständlich sind.

Zeitplan und Logistik

• Essenszeiten: Wann wird serviert, wie lange dauert das Buffet, gibt es einen zweiten Durchgang? Stimmt der Zeitplan mit Reden oder Programm ab?
• Küchen- und Kühlkapazität: Passt die Küche zur Gästezahl? Gibt es ausreichend Kühlmöglichkeiten für eigene Getränke?
• Servicepersonal: Wie viele Servicekräfte sind eingeplant und wer koordiniert sie? Bei großen Gesellschaften ist ein fester Ansprechpartner vor Ort wichtig.
• Anlieferung und Aufbau: Wann kann der Caterer anliefern, wo kann er parken und aufbauen?

Vertragliche Punkte

Halten Sie Menü, Preise, Servicezeiten und Rahmenbedingungen schriftlich fest. Bei Sonderwünschen wie Verkostung, Bestuhlungsänderungen oder einer späten Sperrstunde lohnt der Blick in die AGB – Fragen dazu finden Sie auch in unserem Guide zu Vertrag und AGB.

Fragenkatalog für das Catering-Gespräch

• Menü und Preis: Was kostet welches Menü pro Person – und was ist enthalten (Amuse, Hauptgang, Dessert, Kaffee)?
• Getränke: Gibt es offene Getränkepauschalen oder pro Verzehr? Softdrinks, Bier, Wein, Wasser?
• Service: Wie viele Servicekräfte sind inklusive, was kosten zusätzliche Kräfte?
• Geschirr und Dekoration: Sind Tischwäsche, Geschirr, Besteck und Gläser enthalten?
• Zeitplan: Wann wird aufgebaut, wann serviert, wann abgeräumt?
• Probesessen: Ist eine Verkostung möglich und wird sie angerechnet?

Typische Kostenfallen beim Catering

Kostenfallen entstehen meist bei Positionen, die nicht im Pro-Kopf-Preis stecken: Servicekräfte über die vereinbarte Zeit, zusätzliche Technik für die Küche, Standgelder für externe Caterer oder Reinigungspauschalen. Lassen Sie sich ein detailliertes Angebot mit allen Positionen geben und fragen Sie explizit nach Zusatzkosten. Wer die Liste vorab klärt, kann Budget realistisch planen – mehr dazu im Budget-Guide.

Beispielablauf für ein Catering-Gespräch

Ein strukturiertes Gespräch spart Zeit und beugt Missverständnissen vor. Bewährt hat sich dieser Ablauf: Zuerst Rahmen nennen (Datum, Gästezahl, Veranstaltungsform), dann Menü und Preisstruktur besprechen, danach Service und Logistik klären und zum Schluss alle Vereinbarungen schriftlich festhalten. Fragen Sie aktiv nach, was im Preis enthalten ist – vor allem bei Getränken, Servicepersonal und Nebenkosten. Ein schriftliches Angebot mit allen Positionen ist die beste Grundlage für den späteren Vertrag. Wenn mehrere Caterer infrage kommen, vergleichen Sie die Angebote anhand derselben Leistungsliste, dann sind die Preise wirklich vergleichbar.

Kurz-Checkliste vor der Catering-Buchung

• Preis pro Person inklusive aller Positionen – oder detaillierte Aufstellung anfordern.
• Getränke: Pauschale oder Abrechnung nach Verzehr – inklusive Softdrinks und Wasser?
• Servicekräfte: Anzahl, Kosten, Arbeitszeit – auch für Auf- und Abbau.
• Allergene und Sonderwünsche: frühzeitig melden, schriftlich bestätigen lassen.
• Probesessen vereinbaren, wenn möglich.
• Stornobedingungen für das Catering separat prüfen.

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