Zaplanujcie pojemność na wydarzenie: ilu gości zmieści się w lokalizacji?

Pytanie o pojemność pada przy każdej rezerwacji lokalizacji jako pierwsze – i bywa często lekceważone. Liczba gości, jaką może przyjąć lokalizacja, zależy bowiem nie tylko od liczby metrów kwadratowych, ale także od aranżacji miejsc, wyposażenia oraz wymagań dotyczących sceny, parkietu i techniki.

Realistycznie ustalcie listę gości

Zanim porównacie lokalizacje, potrzebujecie realistycznej liczby gości: kto na pewno przyjdzie, kto jest zaproszony, kto może zrezygnować? Planujcie na pewnej podstawie i z górną granicą. Niektóre lokalizacje podają nawet limity pojemności dla poszczególnych aranżacji miejsc – poproście o nie na piśmie.

Zrozumcie aranżacje miejsc

Ta sama powierzchnia oferuje różną liczbę miejsc: rzędy krzeseł pomieszczą najwięcej osób, aranżacja bankietowa ze stołami potrzebuje więcej przestrzeni, a połączenie stref stojących i siedzących plasuje się pośrodku. Zapytajcie lokalizację, która aranżacja mieści się w podanej pojemności.

Zaplanujcie scenę, parkiet i technikę

Scena, parkiet, stanowisko DJ-a i strefy cateringowe znacznie zmniejszają przestrzeń dla gości. Kto zamawia DJ-a lub zespół, musi dodatkowo zaplanować miejsce na wzmacniacze i kable. Poproście o wymiary sali i liczcie z zapasem – robi się ciasno zawsze szybciej, niż się wydaje.

Drogi ewakuacyjne i bezpieczeństwo

Maksymalna liczba osób to nie tylko kwestia komfortu, lecz także bezpieczeństwa. Drogi ewakuacyjne, ochrona przeciwpożarowa i dopuszczalna maksymalna liczba osób są określone przepisami. Ufajcie pojemności podanej przez lokalizację i nie przekraczajcie jej.

Zaplanujcie zapas na spontanicznych gości

Na prywatnych imprezach często przychodzi więcej gości, niż zapowiedziano – na wydarzeniach firmowych raczej mniej. Zaplanujcie zapas około dziesięciu procent i ustalcie z lokalizacją, czy dodatkowe miejsca są możliwe na krótko przed imprezą.

Podsumowanie: pojemność to coś więcej niż metry kwadratowe

Dokładne zaplanowanie pojemności uchroni was przed rozczarowaniem w dniu wydarzenia. Połączcie liczbę gości, aranżację miejsc, technikę i bezpieczeństwo w jeden obraz i uzgodnijcie wszystkie liczby z lokalizacją na piśmie. Budżet domkniecie później artykułem o budżecie wydarzenia.

Znajdźcie lokalizację o odpowiedniej pojemności: do wyszukiwarki lokalizacji.