Trovare la location per il team building: la guida per eventi di team e workshop

Il team building deve rafforzare la collaborazione, costruire fiducia e mettere in contatto persone che altrimenti lavorano una accanto all'altra. La location è più di una semplice scenografia: determina se il gruppo può distribuirsi bene, se workshop e conversazioni riescono e se il team la sera può rilassarsi insieme. Questa guida mostra quali tipi di location si adattano agli eventi di team e come scegliere quella giusta per la dimensione del vostro gruppo e il vostro obiettivo. Vale la regola: il team building non deve essere per forza un evento action – spesso buoni spazi, buona ristorazione e un'atmosfera informale sono esattamente ciò di cui un team ha bisogno.

Quali tipi di location si adattano agli eventi di team

La scelta spazia dalle location per workshop e sale seminari alle case per conferenze con utilizzi aggiuntivi fino a capannoni per eventi, locande di campagna o location con giardino e area esterna. Anche una location per conferenze che dopo la parte ufficiale offre spazio per giochi e conversazioni è una combinazione apprezzata. Decisivo è che la location si adatti all'obiettivo dell'evento di team: un workshop con flipchart e piccoli gruppi richiede spazi flessibili, una giornata di esperienza comune richiede terreno, e un evento di cucina richiede una cucina in cui si possa lavorare. Invece di dedurre il programma dalla location, dovreste prima definire il programma e poi cercare gli spazi adatti.

Indoor, outdoor o entrambi: la combinazione giusta

Alcuni eventi di team si svolgono completamente al chiuso, altri interamente all'aperto – e molti combinano entrambi: un programma all'esterno, cibo e conversazioni in uno spazio protetto o viceversa. La decisione tra indoor e outdoor dipende da stagione, composizione del gruppo e obiettivo. I team più anziani o i gruppi con persone con limitazioni traggono spesso beneficio da un formato indoor tranquillo con brevi fasi all'aperto, mentre un team giovane e sportivo apprezza unità outdoor più lunghe. Fate attenzione che la location consenta entrambe le cose – un giardino, una terrazza o un cortile come complemento agli spazi interni rende un evento di team decisamente più flessibile.

Dimensione del gruppo, obiettivo e dimensione della sala adatta

La location migliore si orienta alla dimensione del gruppo e all'obiettivo dell'evento. Un team di otto persone ha bisogno di una sala in cui tutti possano vedersi e sentirsi – una sala di 200 metri quadrati qui risulta dispersiva. Un reparto di 60 persone ha invece bisogno di zone: un'area plenaria, angoli per piccoli gruppi e spazio per le pause. La pianificazione della capacità aiuta a dedurre i requisiti di spazio dal numero di partecipanti e dal programma. Chiedete inoltre se la location offre varianti di disposizione dei posti: cerchio di sedie, disposizione da workshop con tavoli o mobili lounge aperti modificano notevolmente le possibilità di utilizzo di una sala.

Suddivisione di gruppo e spazi per i workshop

Un buon team building vive di buone fasi di lavoro. Nella scelta della location fate attenzione che il grande gruppo possa dividersi in piccoli gruppi: sale secondarie, angoli tranquilli o pareti divisorie creano rifugi per le discussioni, mentre la sala principale resta per plenaria e presentazioni. Chiedete se flipchart, bacheche, materiale di moderazione e tavoli sono disponibili o devono essere portati. Le indicazioni sulla location per workshop e sale seminari mostrano quale attrezzatura serve ai formati produttivi – dalla luce naturale alla mobilia flessibile.

Progettare attività e superfici per i workshop

Il programma decide quali superfici deve avere la location: i workshop creativi hanno bisogno di tavoli e spazio di stoccaggio, i giochi di movimento di superficie libera, un evento di cucina di postazioni di lavoro da cucina e un programma outdoor di terreno. Chiarite in anticipo se le attività si svolgono nella location stessa o se possono entrare fornitori esterni. Pensate anche alle aree di pausa: un angolo caffè, un giardino o una lounge in cui il team può scambiarsi informalmente è spesso la parte più preziosa di un evento di team – è qui che nascono le conversazioni che nella vita quotidiana vengono troppo poco.

Ristorazione: dalla pausa spuntino al pasto comune

Il pasto comune è un importante elemento del team building – per questo la ristorazione dovrebbe essere pianificata fin dall'inizio. Che si tratti di caffè e torta al pomeriggio, di un menu di mezzogiorno tra i workshop o di una cena comune conclusiva: chiarite cosa offre la location e se sono ammessi catering esterni. I nostri consigli sul catering per eventi aiutano a scegliere la ristorazione adatta al programma. Fate attenzione ad allergie e abitudini alimentari del team e al fatto che gli orari dei pasti si adattino allo svolgimento – un programma serrato diventa rapidamente frenetico se il cibo non è pronto in tempo.

Tecnica per presentazioni e workshop

Anche un evento di team raramente fa a meno della tecnica: forse fanno parte del programma una breve introduzione, un punto intermedio o la presentazione dei risultati. Verificate se la location fornisce proiettore, schermo, flipchart e Wi-Fi e se si possono collegare dispositivi propri. Le basi sulla tecnica per eventi aiutano a valutare cosa serve per presentazioni e amplificazione. Per un workshop spesso bastano un proiettore e un flipchart, per giri di apertura o chiusura più grandi può essere utile un microfono aggiuntivo – chiaritelo semplicemente prima della prenotazione.

Alternative meteo e flessibilità

Chi pianifica un programma outdoor ha bisogno di un piano per il maltempo. Chiedete alla location quali spazi e superfici sono disponibili in caso di pioggia o caldo e se il programma può essere spostato al chiuso a breve termine. Anche per eventi indoor vale la pena chiedere di un'area esterna per le pause soleggiate. Fatevi dare per iscritto quanto è flessibile la location in caso di modifiche a breve termine – ad esempio se termini di annullamento e tempi di allestimento vi lasciano spazio sufficiente per reagire alle condizioni meteo.

Qualità del soggiorno e raggiungibilità

Un evento di team deve fare bene a tutti – la qualità del soggiorno contribuisce a deciderlo. Luce naturale, acustica piacevole, aree pausa pulite e una progettazione accogliente trasformano una sede funzionale in un luogo in cui il team sta bene. Anche posizione e raggiungibilità fanno parte della pianificazione: la location è ben raggiungibile per tutti, ci sono parcheggi, collegamenti con i mezzi pubblici o possibilità di pernottamento per i team che arrivano da lontano? Le indicazioni sul pernottamento aiutano quando l'evento di team dura più giorni o l'arrivo è lungo.

Conclusione: così pianificate un evento di team che unisce

La location ideale per il team building non esiste per tutti – ma per il vostro team e il vostro obiettivo esiste quella giusta. Definite prima cosa deve ottenere l'evento, poi scegliete i tipi di location e verificate spazi, ristorazione, tecnica e flessibilità. Su InfiniVent trovate offerte di location per eventi di team nella vostra regione e potete richiederle direttamente – così il prossimo evento di team diventa un'esperienza che crea legami e produce effetti nella vita quotidiana.